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会计信息系统导论

会计信息系统(AIS)是一种企业用来收集、存储、管理、处理、检索和报告财务数据的结构,以便会计师、顾问、业务分析师、经理、首席财务官(CFOs)、审计师、监管机构和税务机构使用。 …

会计信息系统(AIS)是一种企业用来收集、存储、管理、处理、检索和报告财务数据的结构,以便会计师、顾问、业务分析师、经理、首席财务官(CFOs)、审计师、监管机构和税务机构使用。

受过专门培训的会计师与自动识别系统深入合作,以确保公司财务交易和记录的最高准确性,并使那些合法需要访问财务数据的人能够轻松获得财务数据,同时保持数据的完整性和安全性。

关键要点

  • 公司使用会计信息系统来收集、存储、管理、处理、检索和报告财务数据。
  • 会计、顾问、商业分析师、经理、首席财务官、审计师和监管者都可以使用自动识别系统。
  • 自动识别系统帮助公司内的不同部门一起工作。
  • 一个有效的AIS使用硬件和软件来有效地存储和检索数据。
  • 自动识别系统的内部和外部控制对于保护公司的敏感数据至关重要。
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    会计信息系统导论

    理解会计信息系统

    会计信息系统是跟踪公司所有会计和业务活动的一种方式。会计信息系统通常由六个主要组成部分组成:人员、程序和指令、数据、软件、信息技术基础设施和内部控制。以下是每个组件的详细分类。

    1.人工智能人

    人工智能中的人是系统用户。自动识别系统帮助公司内的不同部门一起工作。可能需要使用组织自动识别系统的专业人员包括:

  • 会计人员
  • 顾问
  • 商业分析师
  • 经理
  • 首席财务官
  • 审计员
  • 例如,管理层可以建立销售目标,然后员工可以为其订购适当数量的库存。库存订单通知会计部门新的应付款。当在企业中进行销售时,参与销售过程的人员和部门可能包括以下人员和部门:

  • 销售人员将客户订单输入自动识别系统。
  • 会计向客户开账单或发送发票。
  • 仓库组装订单。
  • 运输部门将订单发送给客户。
  • 会计部门收到新应收账款的通知,这是客户的借据,通常在30、60或90天内支付。
  • 客户服务部门跟踪订单和客户发货。
  • 管理层使用人工智能来创建销售报告和执行成本分析,其中包括库存、运输和制造成本。
  • 有了设计良好的人工智能,组织内的每个人都可以访问相同的系统并检索相同的信息。必要时,自动识别系统还简化了向组织外部人员报告信息的过程。

    例如,顾问可以通过查看成本数据、销售数据和收入,使用自动识别系统中的信息来分析公司定价结构的有效性。此外,审计人员可以使用这些数据来评估公司的内部控制、财务状况以及遵守萨班斯-奥克斯利法案(SOX)等法规的情况。

    自动识别系统的设计应该满足使用它的人的需要。该系统还应易于使用,并应提高而不是阻碍效率。

    2.程序和说明

    自动识别系统的程序和指令是用来收集、存储、检索和处理数据的方法。这些方法既有手动的,也有自动的。数据可以来自内部来源(如员工)和外部来源(如客户的在线订单)。程序和指令将被编码到自动识别系统软件中。然而,程序和说明也应该通过文件和培训“编码”到员工中。为了有效,必须始终遵循程序和说明。

    3.自动识别系统数据

    AIS必须具有存储信息的数据库结构,例如结构化查询语言(SQL),这是一种通常用于数据库的计算机语言。SQL允许人工智能中的数据被操纵和检索以用于报告目的。自动识别系统还需要为不同类型的系统用户和数据输入提供不同的输入屏幕,以及不同的输出格式,以满足不同用户和不同类型信息的需要。

    自动识别系统中包含的数据是与组织的业务实践相关的所有财务信息。任何影响公司财务的商业数据都应该进入自动识别系统。

    自动识别系统中包含的数据类型取决于业务的性质,但可能包括以下内容:

  • 销售订单
  • 客户账单
  • 销售分析报告
  • 采购申请
  • 供应商发票
  • 检查寄存器
  • 总账
  • 库存量数据
  • 工资信息
  • 计时
  • 税务信息
  • 这些数据可用于编制会计报表和财务报告,包括应收账款账龄分析、折旧或摊销表、试算表和损益表。将所有这些数据放在一个地方——在自动识别系统中——有助于企业的记录保存、报告、分析、审计和决策活动。为了使数据有用,它必须是完整的、准确的和相关的。

    另一方面,不能进入自动识别系统的数据包括备忘录、信件、演示和手册。这些文件可能与公司的财务有一点点关系,但是,除了标准的脚注,它们并不是公司财务记录的一部分。

    4.人工智能软件

    自动识别系统的软件组件是用于存储、检索、处理和分析公司财务数据的计算机程序。在有计算机之前,自动识别系统是一个手动的、基于纸张的系统,但是今天,大多数公司都使用计算机软件作为自动识别系统的基础。小企业可能会使用Intuit的Quickbooks或Sage的Sage 50 Accounting,但也有其他的。中小型企业可能会使用思爱普的业务一。大中型企业可能会使用微软的Dynamics GP、塞奇集团的MAS 90或MAS 200、甲骨文的仁科或Epicor Financial Management。   

    质量、可靠性和安全性是有效的人工智能软件的关键组成部分。经理们依靠它输出的信息为公司做出决策,他们需要高质量的信息来做出正确的决策。

    AIS软件程序可以定制,以满足不同类型业务的独特需求。如果现有程序不能满足公司的需求,软件也可以在内部开发,由最终用户提供大量输入,或者由第三方公司专门为组织开发。该系统甚至可以外包给一家专业公司。

    对于上市公司来说,无论企业选择什么软件程序和定制选项,萨班斯-奥克斯利法案都将在一定程度上决定自动识别系统的结构。这是因为萨班斯法案建立了上市公司必须遵守的内部控制和审计程序。

    5.信息技术基础设施

    信息技术基础设施只是用来操作会计信息系统的硬件的一个花哨名称。无论如何,企业需要的这些硬件大多包括:

  • 计算机
  • 移动设备
  • 服务器
  • 打印机
  • 电涌保护器
  • 路由器
  • 存储媒体
  • 备用电源
  • 除了成本之外,选择硬件时要考虑的因素包括速度、存储能力以及是否可以扩展和升级。

    也许最重要的是,为人工智能选择的硬件必须与预期的软件兼容。理想情况下,它不仅是兼容的,而且是最佳的——一个笨重的系统比一个快速的系统要没什么帮助。企业可以轻松满足硬件和软件兼容性要求的一种方法是购买一个包括企业所需的硬件和软件的交钥匙系统。从理论上讲,购买交钥匙系统意味着企业将为其自动识别系统获得硬件和软件的最佳组合。

    一个好的自动识别系统还应该包括一个维护、维修、更换和升级硬件系统组件的计划,以及一个处理损坏和过时硬件的计划,以便完全销毁敏感数据。

    6.内部控制

    自动识别系统的内部控制是其包含的保护敏感数据的安全措施。这些可以像密码一样简单,也可以像生物识别一样复杂。生物识别安全协议可能包括存储不随时间变化的人类特征,如指纹、语音和面部识别。

    自动识别系统必须有内部控制,以防止未经授权的计算机访问,并限制授权用户的访问,包括公司内部的一些用户。它还必须防止只允许访问系统特定部分的个人进行未经授权的文件访问。

    自动识别系统包含的机密信息不仅属于公司,也属于其员工和客户。这些数据可能包括:

  • 社会安全号码
  • 工资和人事信息
  • 信用卡号码
  • 客户信息
  • 公司财务数据
  • 供应商和销售商的财务信息
  • 自动识别系统中的所有数据都应加密,对系统的访问应进行记录和监控。系统活动也应该是可追踪的。

    自动识别系统还需要内部控制,以保护其免受计算机病毒、黑客和其他内部和外部网络安全威胁。它还必须受到保护,免受可能导致数据丢失的自然灾害和电涌的影响。

    会计信息系统的真实世界示例

    一个设计良好的自动识别系统可以让企业在日常工作中顺利运作,而一个设计不良的自动识别系统会阻碍企业的运作。自动识别系统的第三个用途是,当一个企业陷入困境时,其自动识别系统中的数据可以用来揭露出了什么问题。世通和雷曼兄弟的案例提供了两个例子。

    WorldCom

    2002年,世界通信公司的内部审计师尤金·莫尔斯和辛西娅·库珀利用该公司的自动识别系统发现了近40亿美元的欺诈性费用分配和其他会计分录。他们的调查导致首席财务官斯科特·沙利文(Scott Sullivan)被解雇,以及新的立法——萨班斯-奥克斯利法案(Sarbanes-Oxley Act)第404节,该节规定了公司的内部财务控制和程序。 

    雷曼兄弟

    在调查雷曼兄弟破产的原因时,对其自动识别系统和其他数据系统的审查是一个关键组成部分,此外还有文件收集和审查,以及证人访谈。根据这份长达2200页、9卷的审查员报告,寻找公司失败的原因“需要对雷曼的运营、交易、估值、财务、会计和其他数据系统进行广泛的调查和审查”。

    雷曼的系统提供了一个例子,说明人工智能不应该如何构建。审查员安东·沃卢克斯的报告指出,“在申请破产保护时,雷曼兄弟拥有2600多个软件系统和应用程序...雷曼的许多系统晦涩难懂、过时或不标准。”

    考官决定把精力集中在看起来最相关的96个系统上。这种考试需要训练、学习和试错,只是为了学习如何使用系统。

    沃卢克斯的报告还指出,“雷曼的系统高度相互依赖,但它们之间的关系很难解读,也没有很好的记录。解开这些系统以获得必要的信息需要付出非凡的努力。”

    底线

    自动识别系统的六个组成部分共同帮助关键员工收集、存储、管理、处理、检索和报告他们的财务数据。拥有一个发展完善、维护良好、高效准确的会计信息系统是一个成功企业不可或缺的组成部分。

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    作者: 爱财富网

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